Dotyczy obsługi klienta Wydziału Koordynacji Świadczeń (KPUW w Bydgoszczy, Delegatura w Toruniu)
W związku z ryzykiem związanym z rozprzestrzenianiem się koronawirusa w kraju, mając na uwadze bezpieczeństwo zdrowotne klientów Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy oraz pracowników ich obsługujących, podjęta została decyzja o zawieszeniu bezpośredniej obsługi klientów z zakresu koordynacji świadczeń (świadczenie wychowawcze 500 plus, świadczenia rodzinne) w Punkcie Obsługi Klienta umiejscowionym w Toruniu.
Od dnia 16 marca br. zmianie ulega również organizacja telefonicznej obsługi klienta.
Obsługa Klienta
tel. +48 56 661 98 44, +48 56 651 07 02
Informacje w zakresie koordynacji świadczeń udzielane są wyłącznie telefonicznie w czwartek w godz. od 09.00 do 14.00.
Prosimy o kontakt telefoniczny tylko w wyjątkowych i pilnych sprawach.
Jednocześnie zachęcamy Państwa do kierowania wszelkich zapytań na adres e-mail sekret_wks@bydgoszcz.uw.gov.pl
Niezbędną dokumentację dotyczącą prowadzonych postępowań oraz wszelkie pisma i pytania prosimy kierować za pośrednictwem poczty lub platformy ePUAP - adres skrytki : /6v45ohiw0j
Prosimy o zrozumienie zaistniałej sytuacji. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klienta zwiększona zostaje liczba dni i przedział czasowy telefonicznej obsługi klientów Wydziału.
Dyrektor
Janusz Wojciechowski
tel. +48 56 611 51 73
fax +48 56 622 78 87; +48 56 611 65 65
e-mail: sekret_wks@bydgoszcz.uw.gov.pl
Zastępca Dyrektora
Elżbieta Cierpicka
tel. +48 56 611 51 73
fax +48 56 622 78 87; +48 56 611 65 65
e-mail: sekret_wks@bydgoszcz.uw.gov.pl
Obsługa Klientów
tel. 56 661 98 44; 56 651 07 02
Informacje w zakresie koordynacji świadczeń udzielane są telefonicznie w poniedziałki i czwartki w godz. od 10.00 do 14.00 lub osobiście w siedzibie Wydziału ul. Moniuszki 15-21 w Toruniu w godz. 9.00-14.00 w poniedziałki i czwartki.
Informujemy, że w celu zapewnienia najwyższej jakości obsługi, rozmowy mogą być nagrywane.
Biletomat
W celu usprawnienia obsługi klienta został uruchomiony biletomat. Dzienny limit biletów wydawanych w dni obsługi klienta to 30 szt.
Ze względu na czas potrzebny do obsługi klienta, ostatni bilet zostanie wydany 15 minut przed końcem dyżuru pracowników (w przypadku, gdy są jeszcze wolne bilety).
Każdy numer z systemu biletowego będzie wzywany tylko dwa razy. Jeżeli wywołany klient nie podejdzie do pracownika wzywającego dany numer biletu, pobrany przez niego bilet zostanie zamknięty. Należy wówczas pobrać nowy numer z systemu kolejkowego.
Wszyscy klienci posiadający bilet zostaną obsłużeni w danym dniu obsługi klienta. Osoby bez biletu czekają na obsługę bez gwarancji przyjęcia.
Druk z danymi osobowymi
Po przybyciu do urzędu, należy wypełnić druk (podać dane osobowe). Wzór druku znajduje się na stoliku przy portierni. Następnie należy wrzucić go do pudełka w pokoju nr 1 (Kancelarii), na parterze. Powyższa procedura pozwoli na przygotowanie akt osobowych wnioskodawcy, co znacznie usprawni i przyspieszy obsługę.
Szanowni Państwo,
Uregulowanie kontaktów osobistych i telefonicznych zgodnie ze wskazanym harmonogramem umożliwi pracownikom Wydziału sprawne przygotowanie decyzji by jak najszybciej dotarły do osób oczekujących.
Zadania Wydziału Koordynacji Świadczeń
1. Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o świadczenia rodzinne oraz świadczenia wychowawcze w obszarze koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
2. Współpraca z instytucjami łącznikowymi i instytucjami właściwymi z krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii w zakresie wymiany informacji, kompletowania oraz przekazywania dokumentów niezbędnych do rozpatrywania wniosków (w tym przez instytucje właściwe innych państw członkowskich) w sprawie przyznawania świadczeń rodzinnych oraz świadczeń wychowawczych,
3. Prowadzenie postepowań w zakresie potwierdzania stosownych druków z serii E 400 oraz z serii F, otrzymywanych bezpośrednio od osób zainteresowanych oraz instytucji właściwych państw członkowskich w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego;
4. Współpraca z instytucjami krajowymi w obszarze innych zagadnień, związanych ze świadczeniami rodzinnymi oraz świadczeniami wychowawczymi;
5. Udzielanie informacji osobom ubiegającym się o świadczenia rodzinne oraz świadczenia wychowawcze w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – o przysługujących im prawach i obowiązkach oraz udzielanie informacji i wyjaśnień w sprawie świadczeń rodzinnych oraz świadczeń wychowawczych instytucjom krajowym oraz instytucjom państw członkowskich
6. Prowadzenie postępowań w obszarze nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych oraz świadczeń wychowawczych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w tym wydawanie postanowień i decyzji z w sprawie nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych oraz świadczeń wychowawczych, żądania zwrotu, umorzenia, rozłożenia na raty i odroczenia terminu płatności
7. Prowadzenie postępowań windykacyjnych, w tym wystawiania upomnień, tytułów wykonawczych, monitorowanie prowadzonych postępowań egzekucyjnych w administracji;
8. Prowadzenie postępowań windykacyjnych na rzecz właściwych instytucji zagranicznych, w przypadku nienależnie pobranych świadczeń w instytucji właściwej państwa członkowskiego.
-----
Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz ustawą z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowaniu dzieci).
Tożsamość Administratora
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wojewoda Kujawsko – Pomorski, którego siedzibą jest Kujawsko – Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy ul. Jagiellońska 3, a także podmioty, którym na podstawie obowiązujących przepisów Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane.
Dane kontaktowe Administratora
E-mail.: wojewoda@bydgoszcz.uw.gov.pl
Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych
W sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się z Inspektorem Danych Osobowych w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy
pod adresem iod@bydgoszcz.uw.gov.pl
Cele przetwarzania podstawa prawna
Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c. RODO, bądź wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e. RODO w związku z realizacją zadań przez Wydział Koordynacji Świadczeń Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy, a w szczególności do:
• wydania Pani/Panu decyzji administracyjnej w sprawie:
- świadczeń rodzinnych,
- świadczeń wychowawczych
- nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych lub wychowawczych.
• Potwierdzania formularzy wspólnotowych na potrzeby instytucji zagranicznych.
• Rejestracji wpływających dokumentów w Pani/Pana sprawach w tym z instytucji zagranicznych.
• Kierowania wniosków i przekazywania Pani/Pana danych do właściwych instytucji zagranicznych w związku z udziałem Rzeczypospolitej Polskiej w koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w przypadku przemieszczania się osób w granicach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Konfederacji Szwajcarskiej.
Odbiorcy danych osobowych.
Przekazywanie danych do państw trzecich.
Odbiorcy danych osobowych.
Przekazywanie danych do Państw Trzecich.
• Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane uprawnionym, zgodnie z właściwymi przepisami służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych a także innym podmiotom, jeżeli wykażą interes prawny. W przypadku przemieszczania się osób w granicach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Konfederacji Szwajcarskiej Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane zagranicznym instytucjom państw trzecich właściwych w sprawach świadczeń rodzinnych i wychowawczych w zakresie i na zasadach ustalonych w przepisach UE i porozumieniach międzynarodowych w tym, Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dn. 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemu zabezpieczenia społecznego.
Okres przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanego wyżej celu, w tym również obowiązku archiwizacyjnego wynikającego z przepisów prawa.
Prawa podmiotów danych osobowych
W związku z przetwarzaniem przez Administratora Danych Osobowych przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do treści danych, do sprostowania danych, a także prawo żądania usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych, oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
Organ nadzorczy
Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych osobowych
• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest:
- warunkiem prowadzenia sprawy w Kujawsko Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy i wynika z przepisów prawa;
- dobrowolne, jednak niezbędne do załatwienia sprawy w Kujawsko-Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy
• Pani/Pana dane nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji
